COOPERATIVA CONFORMADA CON EXITO PASO A PASO



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PASO 01 

De acuerdo a Ley Especial de Asociaciones Cooperativas vigente (Decreto 1440) Cinco personas pueden conformar una Cooperativa “Art. 16 de la LEAC” (pero si el proyecto es de cierta envergadura, los organismos de crédito, especialmente los del Estado, exigen un número de doce (12) personas como mínimo) que compartan una idea o proyecto productivo, o de servicio. Previamente deben escoger tres (3) nombres, seleccionados por los promotores de la Cooperativa, de los cuales SUNACOOP va a autorizarle uno y el cual servirá para identificar La Cooperativa en formación, Articulo 14 de la Ley Especial de las Asociciones Cooperatvas. De común acuerdo entre las personas que van a integrar la Cooperativa, llenan una planilla de solicitud de reserva de nombre (se solicita en SUNACOOP taquilla UNICA) La firman y acompañan las fotocopias de sus cédulas legibles y ampliadas en un 25%, uno de los solicitantes debe liderizar la solicitud y la reserva vendrá a su nombre. Cumplido este requisito deben entregar estos recaudos en la misma oficina de SUNACOOP donde retiraron la Planilla, le deben sacar una Fotocopia a la Planilla DE ESA SOLICITUD para que se la firmen en SUNACOOP, como recibida y entre 6 a 10 días deben tener respuesta del nombre autorizado

PASO 02

Las oficinas de SUNACOOP (Regularmente funcionan en el INCES) al darle respuesta entre 6 a 10 días hábiles, le será entregada la Constancia de Denominación (aprobación del nombre) al Promotor de la Cooperativa, indicándole cual nombre de los postulados ha sido aprobado, luego de recibir esa Constancia, los solicitantes tienen 90 días calendario (sin prorroga) para convocar a una reunión y constituir la Cooperativa de acuerdo a lo establecido en los Artículos 9, 10, y 11 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas (LEAC por sus siglas) y cuyo contenido estatutario será lo expresado en los Artículos 13 y 14 de la LEAC

PASO 03

Ya definidos los Estatutos y debatidos entre los Asociados y Asociadas fundadores de acuerdo a los intereses particulares de la Cooperativa, si alguno de los asociados tienen la suficiente habilidad para redactar el documento lo pueden hacer, de no ser así debe solicitar el asesoramiento apropiado de un experto en Cooperativas entre los profesionales de la Administración, Contaduría o un Abogado, (No todos son expertos y son muchos los errores que se han cometido en la redacción de las actas Constitutivas) este documento debe ser firmado por un Abogado o Abogada (Art.22 Ley del Registro Público y del Notariado) deben cancelarle sus honorarios y el 10% correspondiente según tarifa Oficial al Colegio de Abogados, estos pagos no están contemplados en el contenido del Artículo 12 de Ley Especial de Asociaciones Cooperativas. Lo exonerado a las Cooperativas de acuerdo al Artículo 12 Esjudem, son los gastos de registro, es decir lo que debe pagarse en el Registro Inmobiliario, Publico o Subalterno a traves de SAREN en donde este domiciliada la Cooperativa.

PASO 04

Sugerencia muy importante, antes de presentar el Acta Constitutiva a la OFICINA INMOBILIARIA DE REGISTRO O REGISTRO SUBALTERNO del Domicilio de la Cooperativa, llévenla a la oficina de SUNACOOP, allí hay abogados, que le puede hacer correcciones a la misma si existieran errores, y así se evitan tener que estar corrigiendo el Acta Constitutiva con nuevas actas extraordinarias, lo que ocasiona más gastos y pérdida de tiempo, la OFICINA INMOBILIARIA DE REGISTRO O REGISTRO SUBALTERNO revisa solamente lo básico, no detalla y se pasan cosas importantes como: disparidad entre cantidades del Capital, salto de ordinales, números de cedulas, concordancia de los certificados etc. etc. la revisión en SUNACOOP es de LUNES a VIERNES, con el Acta Constitutiva revisada en SUNACOOP (Visada por un Abogado y pasada por el Colegio de Abogados) se debe llevar a la Oficina Inmobiliaria de Registro o Registro Subalterno del Municipio donde tenga su domicilio la Cooperativa para su debida protocolización, dicha Acta (Original y dos (2) Fotocopias) debe ser acompañada con las fotocopias legibles de las Cédulas de los Asociados, los RIF personales de cada uno y la Constancia Original de la Reserva de Denominación (la que les entrego SUNACOOP), deben sacarle varias copias, a la Constancia de la Reserva del Nombre, las van a necesitar. El Registro les fijará una fecha en un lapso de 10 días para que firme los que quedaron autorizados en el Acta Constitutiva, en las disposiciones transitorias Recomendación: Deben ser dos asociados, por Ejmp.  El Presidente y el Tesorero, El Presidente y el Secretario o cualquier otra combinación aprobada en Asamblea.

PASO 05

Retirada el Acta Constitutiva del Archivo de la oficina Inmobiliaria o registro subalterno, debe entrar en la Pagina WEB del SENIAT   http://www.seniat Inscriba la Cooperativa como Empresa Jurídica, imprima la planilla que genera la página WEB del SENIAT y llevela físicamente con Fotocopias de las Cédulas y los RIF personales de cada Asociado, a la Oficina correspondiente del SENIAT de su localidad, conjuntamente con una copia simple del Acta Constitutiva (Las Cooperativas no están obligadas a Publicar su Acta Constitutiva) al recibir el Registro de Información Fiscal (RIF) se deben dirigir a la Oficina de SUNACOOP para cumplir con el Articulo 11 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas (LEAC), esto es indispensable ya que de esta forma la Cooperativa queda registrada en SUNACOOP y le enviaran el Numero de Expediente que le corresponda como Cooperativa (entre 8 a 10 días) Número que siempre será solicitado por las Entidades Crediticias u Organismos del Estado y que igualmente se debe usar para cualquier gestión ante La Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP)

PASO 06

Deben comprar los Libros de la Cooperativa y solicitar su sellado en la Notaría Pública de su domicilio, son seis (6) Libros Sociales y tres (3) Contables  Distribuidos así: uno (1) para Actas de Asambleas ordinarias y extraordinarias, uno (1) para Asistencias a las Asambleas, uno (1) para el Registro de Asociados (lleva un rayado especial) sugerencia no deben comprar el de Accionistas que venden para las Empresas y  tres (3) de Actas para las Instancias de Administración, Educación, Control y Evaluación. este servicio de sellado de los Libros hay que pagarlo. Recomendación para la Compra de los Libros: LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEAS, si la Cooperativa es de 5 personas es suficiente con un Libro de 100 folios, si es una Cooperativa con un movimiento de Mediano a Grande, se debe comprar el Libro de 200 a 400 folios LIBRO DE REGISTRO DE ASOCIADOS, igualmente si es  5 asociados es suficiente de 100 folios, para Cooperativas más grandes 200 a 300 folios. LIBRO DE ACTAS DE LAS INSTANCIAS minimo de 100 folios los Contables deben comprarlos así: LIBRO DIARIO dos (2) columnas si es de actividad baja 100 folios, Cooperativa con actividad Mediana a Grande 200 folios LIBRO DE BALANCES E INVENTARIOS tres (3) columnas, si la actividad es baja 100 folios, Cooperativas con actividad  Mediana a Grande 200 folios LIBRO MAYOR tres (3) columnas si la actividad es baja 100 folios, Cooperativas Mediana a Grande 400 folios, es conveniente el sellado de una sola vez, si es posible. En caso contrario sellar primero ACTA DE ASAMBLEAS, ASISTENCIAS Y LOS TRES CONTABLES.

LAS COOPERATIVAS AL IGUAL QUE CUALQUIER EMPRESA, TIENEN LA OPCION DE SUSTITUIR LOS LIBROS EMPASTADOS DE USO COMUN EN LAS CONTABILIDADES Y EN EL REGISTRO DE ACTAS DE CUALQUIER TIPO, POR HOJAS FOLIADAS, ES DECIR NUMERADAS, PARA UTILIZARLAS EN COMPUTADORAS, PUEDEN SER DE FORMA CONTINUA O LAS DE PAPEL BOND 2O EN TAMAÑO CARTA Y OFICIO, LAS MISMA DEBEN SER PRESENTADAS A LA NOTARIA DE SU DOMICILIO Y ALLI LE ESTAMPARAN EL SELLO CORRESPONDIENTE. Esta opción es muy conveniente PORQUE PERMITE MINIMIZAR EL ERROR HUMANO EN LA TRANSCRIPCION DE DATOS.

 

.Actas de Asambleas: Libro de suma importancia, ya que este Libro va a reflejar todos los acontecimientos de la Cooperativa desde su Constitución, debe ser llevado con la mayor pulcritud evitando rayones, enmiendas etc. la persona escogida para transcribir las Actas debe dentro de lo posible escribir legiblemente (que se entienda lo que escribe) si ocurre algún error de transcripción y se equivoca en alguna frase, el error cometido se debe colocar entre paréntesis ( ) e inmediatamente escribir al lado la palabra o frase correcta, si el error se descubre después de finalizada el acta, en la próxima reunión ordinaria o extraordinaria, se debe poner como un punto de agenda y corregir lo que ha sido erróneamente transcripto. En el Libro de Actas de Asambleas, solo debe firmar el Presidente o Presidenta y el Secretario o Secretaria, mas nadie, los Asociados asistentes firman en el Libro  de Asistencia de Asambleas.

2. Asistencia de Asambleas: Este Libro lleva un rayado como el que se detalla a continuación.

Nombre del Acta de Asamblea  (Ordinaria o Extraordinaria)

Lugar y Fecha

Nombre del Asociado

Cédula

Firma

En este Libro y en cada Asamblea que se realice sea Ordinaria o Extraordinaria deben firmar los Asociados Asistentes.

3. Registro de Asociados: El Secretario o Secretaria, debe llevar este Libro, con los datos más importantes del Asociado podría ser por ejemplo un rayado como el que se sugiere a continuación

ASOCIADO

INGRESO

EGRESO

REINTEGROS

FIRMA

4. Instancia de Administración: En este Libro se debe transcribir todas y cada una de las reuniones de trabajo de la Instancia de Administración, de aquí se obtienen los datos para elaborar la Memoria y Cuenta, que debe presentar la Instancia al final del Ejercicio, es importante que esta Instancia se reúna por lo menos una (1) vez  al mes para tratar todo lo concerniente al manejo y dirección de la Cooperativa.

5. Instancia de Educación: Igualmente el objetivo de este Libro es transcribir los planes, proyectos educativos y actividades conexa con el entrenamiento y adoctrinamiento del Cooperativismo, la Instancia de Educación se debe reunir igualmente por lo menos una vez al mes.

6. Instancia de Control y Evaluación: El Contralor y su equipo de trabajo, deben ejercer una supervisión para que las Instancias de la Cooperativa, cumplan con su objetivo, apoyándolos en su gestión para que los Asociados tenga oportunas repuestas a sus planteamientos enmarcados dentro de la Ley.

7. Libros Contables: Serán llevados de acuerdos a las normas generalmente aceptadas de Contabilidad, es Competencia del Tesorero o Coordinador de Finanzas.

PASO 07

Deben elaborar o preparar un Balance de Apertura, se los van a pedir, deben solicitar una Constancia de no Afiliado al IVSS mientras no tenga actividad económica, incorporar asociados si tener actividad económica puede ocasionarles facturación del IVSS. AL INSCRIBIRSE EN EL IVSS, LOS APORTES DEBEN SER PAGADOS DEL “Fondo de Proteccion Social” Inscribir la Cooperativa en el INCES hay que hacerlo en la página WEB http://www.inces/.gov.ve,  y presentar físicamente los documentos que se generan (La planilla de Inscripción)  conjuntamente con lo solicitados en dicha página a la Oficina del INCES. Igualmente deben inscribirse en el Ministerio del Trabajo http://www.mintra/. gov.ve para la obtención del NIL (Numero de Información Laboral) y obtener posteriormente la solvencia laboral, la necesitan, la mayoría de los entes gubernamentales entre sus requisitos la piden. (Muy importante no cobran sin la Solvencia Laboral) Si van a participar en Licitaciones o Contrataciones con el Estado (Gobernaciones, Alcaldías, PDVSA) necesitan obligatoriamente inscribirse en el Registro Nacional de Contrataciones (RNC) vía Internet, ES TOTALMENTE GRATIS no es difícil, pero si no son muy expertos deben buscar asesoramiento.

PASO 08

Activar la Instancia de Educación y buscar quien les dicte cursos de Cooperativismo (Los pueden solicitar en SUNACOOP) para que sepan cuáles son los alcances de esta nueva modalidad empresarial, recuerden que están compitiendo con Empresas de Capital, la mayoría  por lo menos con un buen plantel de profesionales pagados. EL ÉXITO DEPENDEN DE LA PREPARACION DE USTEDES MISMOS (si no la tienen) HAY QUE ADQUIRIRLA Es importante mencionarles que aun cuando una Cooperativa después de ser debidamente registrada y no inicia operaciones de manera regular, es decir no hay actividad económica, la Instancia de Educación (Escuela Cooperativa) debe convocar a los asociados y asociadas, e inicar su formación, ya que esta actividad Social forma parte del quehacer de las Cooperativas aun sin tener actividad económica, se deben programar Charlas, Foros Internos (recomendado) Cursos y Talleres, que capaciten a los Asociados en un mejor y mayor conocimiento del funcionamiento de las Cooperativas, ya que esta reseña de actividades sociales, forma parte del informe semestral de la Instancia de Educación que debe presentar a SUNACOOP.

Igualmente todas las gestiones que realice cualquier Instancia en la búsqueda de Oportunidades para la Cooperativa, debe ser reseñada en las actas de reuniones de trabajo, con la finalidad de ser reflejada en su Memoria y Cuenta al final del año.

PASO 09

Es necesario saber que las Cooperativas están fiscalizadas por SUNACOOP y esta Institución exige una serie de documentos que ustedes deben consignar semestralmente y que son de obligatoria observancia, de lo contrario se exponen a las sanciones que establece la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas (LEAC)

Lo primero presentar el Acta Constitutiva dentro de los 15 días siguiente a su registro (Art. 11 LEAC), conjuntamente con todas las Fotocopias de las cédulas de los Asociados, el RIF y la Carta de Reserva de Nombre (debe ser una Fotocopia porque el original lo dejaron en el Registro) con esto obtienen el Nº de Expediente de SUNACOOP, Semestralmente deben consignar un Balance de Comprobación, con la conciliación Bancaria del último mes (JUNIO O DICIEMBRE) y sus soportes Bancarios, si han tenido actividad económica, las cuentas del Balance deben estar codificadas de acuerdo al plan único de cuentas de SUNACOOP, si no lo tienen pueden solicitarlo a SUNACOOP. Cada seis (6) meses, deben presentar un listado de los Asociados activos que estén trabajando en la Cooperativa, Atención, ademas de los cargos de directiva, deben mencionar  los cargos de trabajo, es decir lo que hace en la Cooperativa,  un Asociado pueden ser el Presidente de la Cooperativa, pero ejerce el trabajo de Chofer, pues ese cargo, el de chofer, se deben colocar al lado del cargo que ejerce en la directiva, sí la Tesorera, es Costurera o Cocinera, ese es el cargo que debe ser colocado en la lista y así sucesivamente. Ese listado debe llevar también el Nº de Cédula y la fecha de Ingreso a la Cooperativa. Se debe preparar un Plan de Actividades y su Presupuesto Proyectado  para cada año, Es conveniente que esta programación se realice en el último trimestre del año en curso y se deje aprobado El Plan de Actividades y Presupuesto en Asamblea, para ejecutarlos de acuerdo al cronograma de actividades aprobado para el siguiente año.

Al finalizar el ejercicio fiscal (del 1 de Enero al 31 de Diciembre de cada año) se debe realizar en los tres primeros meses posteriores al cierre del ejercicio, una Asamblea Ordinaria, que debe estar contemplada en los Estatutos, para aprobar o no, El Balance y sus Anexos, que además de los mencionados estados financieros, se incluya las memorias o reseñas de las Actividades de cada una de las Instancias, Nombrar los sustitutos de aquellos Directivos que hayan culminado su periodo en el ejercicio de sus funciones como tal o en su defecto ratificarlos en su cargos si es el caso, igualmente esta Asamblea puede dar ingreso a nuevos asociados y tratar todos los asuntos que a juicio de la Asamblea, se deban programar para el año que se inicia.

PASO 10

COMPROMISOS DE LAS COOPERATIVAS CON SUNACOOP

ENE FEB MAR ABR MAY JUN Primer Semestre

1º.- En el lapso de Enero a Marzo, se debe llevar a cabo la Asamblea Ordinaria, donde se aprobará la gestión administrativa del año fiscal que finalizó en el mes de diciembre, conjuntamente con los estados financieros aprobados en asamblea

2º En el mes de Julio se debe entregar el informe de la Instancia de Educación, el balance de comprobación del 1er semestre y la conciliación bancaria del mes de Junio con sus soportes si ha tenido actividad económica, listado de asociados activos con sus cargos y el trabajo que ejecutan en la Cooperativa y llevarlo a SUNACOOP  Nota: Todo Balance debe ir codificado de acuerdo al plan único de cuentas de SUNACOOP

JUL AGO SEP OCT NOV DIC Segundo Semestre

1º.-En el mes de Enero se debe entregar el informe de la Instancia de Educación, el balance de comprobación del 2do. Semestre y la conciliación bancaria del mes de Diciembre con sus soportes si ha tenido actividad económica, listado de asociados activos con sus cargos y el trabajo que ejecutan en la Cooperativa

2º Las memorias y cuentas de todas las instancias, el plan de actividades y el presupuesto del próximo año aprobado en Asamblea.

Cuando las Cooperativas permanecen SIN ACTIVIDAD ECONOMICA, solo deben presentar EL INFORME DE EDUCACION  de cada semestre (JUNIO Y DICIEMBRE)

http://despachovirtual.wordpress.com

CG42

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169 respuestas a “COOPERATIVA CONFORMADA CON EXITO PASO A PASO

  • LUIS CHIRINOS

    muy buena informacion los felicitos
    por favor les agradezco me envie
    1.-MODELOS DE ACTAS DE MEMORIA Y CUENTA.

    2.- PLAN DE CUENTAS CONTABLE DE LA SUNACOOP

    3. -MODELOS DE BALANCE GENERAL DE APERTURA Y ESTADO DE
    RESULTADOS.

    4.-PLAN DE TRABAJO Y PRESUPUESTO PROYECTADO.

    5.- ORIENTACION SOBRE LA MANERA DE LLEVAR LOS LIBROS

    gracias.

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